年鉴编纂是一项系统性文化工程，也是一项十分认真细致的工作。就文字编校来说，一部上百万字的年鉴，从特载、特辑、大事记、百科部类到统计表，从卷首彩页、目录、随文图照、附件到索引，内容林林总总，文字洋洋洒洒，编校工作稍有疏忽，前期的辛苦劳作就会功亏一篑，质量也就无从谈起。
2014年，杭州年鉴编辑部以第五届全国年鉴编纂出版质量评比和全国地方志系统第三届年鉴质量评比为动力，把提高文字编校质量作为年鉴质量管理的关键环节来抓。认真组织学习许家康会长在第二十四次全国城市年鉴研讨会上的重要讲话，结合《杭州年鉴》编纂实际，对年鉴编写相关问题做出具体规定，强调要从源头上把好质量关。在审稿阶段，参照《图书质量管理规定》，采取“两轮四审”定稿方法，尽最大努力减少差错。第一轮是责任编辑把编好的稿件发给撰稿员复核确认，补充完善。第二轮是稿件排版后寄回供稿单位领导审定，重点对内容和事实进行把关。在此基础上，编辑部组织审稿会集中一审、编辑交叉互校二审、副主编和主编终审、出版社全面审查。除了进行行文规范和政治、保密审查外，正文中的统计数据还专门提请市统计局进行核对。通过纵向上下审稿，横向层层把关，使许多差错在年鉴付印前得到纠正，提高了年鉴质量；同时使编辑人员在互相交流中获益良多，增强了编好年鉴的责任感。
《杭州年鉴（2014）》“两轮四审”中发现的问题主要是要素不完整、记述不严谨、行文欠规范等“软伤”问题，也有前后记述不一致、数据计算有误、错别字等“硬伤”问题，归纳起来有以下7个方面：
一、条目要素不全。记事条目要求反映事件本质的基本要素不能少，尤其是时间要素。有的工程类条目缺少开工时间，活动类条目只有开始时间没有结束时间，法规类条目出台时间只有“月”，没有“日”。活动类条目地点不详，如“来运河边体验老杭州传统年味活动”条目，稿件提及活动在“运河杭州景区”举行。“运河杭州景区”是个大的区域，不是个具体地点，后改为“杭州桥西历史街区”。还有要素处理不当，如概况等固定条目没有相对固定的指标，上年有数据，第二年就没有了，无法进行纵向对比。个别条目统计数据是半年度或9月末的实绩，不是全年的，后做了更正。
二、文字表述问题。主要是内容文字不规范统一。
1．搭配不当。如“加强减排预警机制”，“加强”与“机制”不能搭配，“机制”只能用“完善”，应改为“完善减排预警机制”。“进行现场监管”，“现场”与“监管”搭配也不正确，应改为“进行现场检查”。“产量减少3.2倍”，说减少只能说减少几分之几，不能说减少几倍，只有往大里说时才能用倍数。
2．成分残缺。如释文中“2013年，入驻企业19个，主要从事装备制造、电子信息等产业”一句缺主语，未告诉读者是什么园区入驻了19个企业。又如“×××被授予省级行业先进生产工作者”少了宾语“称号”等。
3．重复累赘。如“全年投入土地整理、绿化景观提升等投资31.84亿元”，“投入”与“投资”是同义词，“投资”应改为“资金”。又如“亲眼目睹杭城的新变化”，“目睹”已有亲眼看到的意思，应删去“亲眼”两字。
4．表述不清。如“农贸市场改造”条目，说到“五星级农贸市场除了有中央空调、自动扶梯外，还能刷卡交易，提供销货凭证。市场经营者的信用等级A级率90%以上，市场引进驻场销售品牌企业10个以上，内部管理基本达到大型超市、商场水平，即精准管理、信息对称、经营者自律、消费者满意”。审稿会上提出后面3条是否也是五星级农贸市场标准？经核实，后面3条是五星级标准内容。后在“市场经营者的信用等级A级率90%以上”前面加了“而且”两字，就没有了疑义。
5．文字水分较多。概况类条目中“在什么领导下”“以什么为指导”“以什么为动力”“上下同心，真抓实干”等套话都应删除。记事条目中开头多余、结尾借题发挥的话，如“化解要素制约”条目开头的“土地、资金、人才是企业创新发展的关键要素，也是企业转型升级的基本保障”，“共建创业园”条目结尾的“创业园的共建为助推经济转型、实施创新发展战略和培养人才打造了全新平台和有效载体”等都不需要。释文中夸张、拔高的说法也不可取，如“历年之最”“创历史新高”“唯一一个”“以如履薄冰、如临深渊、如坐针毡的心态抓安全生产”等。还有“狠抓”“积极”“不断”“切实”“隆重”“大力”“有效”“圆满”“好评”“荣获”等形容词被砍掉不少。“目前”“当前”“现已”“至今”“近年”等模糊不清的时间代词都改成了确切的年月时间。另外，年鉴记载的是上一年发生的事情，一般不需要再用“了”“已”“已经”等过去式时态助词。行话、口语也不能用，如“商业贷款按基准利率85折优惠”中“85折”是口语，书面用语应是“8.5折”。
6．法律、法规名称未用全称。如《旅游法》《环境影响评价法》都要加“中华人民共和国”。有些缩略语如“小升规”“四换三名”未加括注。有的用词不确切，如“产品销往欧美、日本和韩国”，“ 欧美”不是一个国家，是一个地区。
7．内容没有积极意义。如“上级帮扶企业”条目中提到“××个因违规受罚而降级的企业恢复原管理类别”，本意是指上级通过努力争取，使违规企业取消了降级的处罚。此说法的潜台词是处不处罚可以是人为的，这与依法行政的要求不符，不能把这样的内容写进政府主办的年鉴。
三、数据和数字问题。
1．数据不准确。《杭州年鉴》除了“统计资料”外，正文中也运用了大量的数据。经过编辑反复核对、市统计局审查把关，年鉴中数据的准确性有了很大提高。后期校对重点放在表格上，按照表头、名称、数字、表尾的顺序逐项校对。后期发现的问题主要是：数据计量单位使用不统一，如污水有用立方米的，也有用吨的，应统一用立方米。还有的数据分项之和与总数不对，正文与表格的数据也不一致。另外，小数点的数据处理不统一，同列中有的保留一位小数点，有的则保留二位。最后的处理是统一保留二位小数，不足的末尾添“0”。
2．数字用法不统一。十以内不具统计意义的数字应汉字书写，如“四级管理”“五大行动”等，但也有用阿拉伯数字的。序数也应用汉字，如“第一名”“第三位”等，审定稿中不少地方用的是阿拉伯数字。具有统计意义的数字应当用阿拉伯数字，但有用汉字的。还有“2”“二”“两”的用法全书不尽一致，最后做了大致统一。
四、标点符号用法不规范。最多见的是顿号、逗号、分号误用。如“组织境外考察团组××批×××人次；考察了西欧5个国家”，“人次”后面的分号应为逗号。如“使各方面服务更周到、便捷、深受用户欢迎”，其“便捷”后面的顿号应用逗号。又如“有5个中国500强企业总部落户杭州。并与杭州开展全面合作”，“并”之前的句号应用逗号。还有引号与书名号混用，如“工地施工指南”误用为《工地施工指南》。同一个类目中，有的文件加了书名号，有的没有加。中国摄影报、人民政协报等报刊名称均应加书名号。
五、单位、项目名称问题。单位名称有错，如“教育部”“科技部”加了“国家”两字；“建设部”“交通部”早已改为“住房和城乡建设部”“交通运输部”，还在用原来的名称。单位、机构名称应统一用规范化简称，如“市政府研究室”不叫“政策研究室”，“市编委办”不能简称“市编办”，“市防指”应为“市防汛抗旱指挥部”，“市残联”应为“市残疾人联合会”，“上沙村委”应为“上沙村村委会”。企业名称随意简化的情况差不多每个类目都有。项目名不规范的情况也不少，如“世界500强投资项目”应为“世界500强企业在杭州投资项目”；“浙江安能洁能源项目”经核对，应为“浙江省安能洁能源发展有限公司与杭州市上城区共同投资项目”。
六、错字、漏字、多字情况。以下举例六角括号内的为漏字，圆括号内的为多字或正确的字。如 “市人大〔常委会〕副主任×××”“实现进出口总额××亿〔美〕元”“之江大桥为双索面拱型（形）钢塔斜拉桥”“洽谈会有近100个企业参会。期（其）间，签署合作项目60余个”“检查广告1542（余）条”等，其中后一句中的数字已是绝对数，加“余”字完全是多余。还有人名、地名有错和前后不一致的情况。
七、照片的文字说明。有的说明文字与与照片的内容不相称，如一幅监测环境空气质量的照片，只有3只空气采样装置，原说明为“杭州市大气环境监测系统”，与现场情况不很吻合，后改为“设在杭州朝晖五区的环境空气自动监测采样装置”。还有一幅照片说明提到的是一家上规模企业，照片中却看不出是哪家企业。另外，领导活动照片说明中未标出领导所处的具体位置，甚至还有牵强附会的情况。个别照片的说明用了文学化的语言，如一幅反映乡镇美丽题材的照片题为“整治后的沿江一带小镇莺歌燕舞”。
今年后期审稿中存在的问题，究其原因大致有三个方面：一是原稿的忽略，如丢字、加字、错字、错误标点等，编辑为赶进度，当时未来得及推敲文字及语法，使本应在编稿阶段解决的问题带到了审稿阶段；二是有些地方的文字和格式与排版时电脑击键错位有关；三是责任编辑细心不够，有些问题发现不了、意识不到。应该说，责任编辑对自己分工负责类目的内容比较熟悉，只要细心编校，很多差错是可以避免的。
年鉴的质量反映年鉴编纂者的水平和能力，年鉴编辑要增强质量的自律意识，按照年鉴体例的要求，精心选题，精编精校，把差错降到最低限度，并在实践中不断提高驾驭语言文字的水平。年鉴编辑部要建立质量保障体系，运用多种手段，把好年鉴质量关。《杭州年鉴（2014）》采取“两轮四审”定稿方法，在付印前安排一定的时间对稿件进行反复审读、打磨、校正是十分必要的，起到了拾遗补缺、堵塞漏洞的作用。应在此基础上进一步探索提高编校质量的途径和方法，为编出高质量的年鉴提供强有力保障。
